Kassensystem für Events: Von Vereinsfest bis Festival

Warum MH Kasse für Events entwickelt wurde

MH Kasse entstand bei der Fasnet in Rottweil – im echten Live-Einsatz unter Druck. Das System wurde genau für die Herausforderungen entwickelt, die bei Vereinsfesten, Dorffesten, Festivals und Großveranstaltungen auftreten: viele Helfer, hoher Durchsatz, kein stabiles Internet, wechselnde Besetzung.

Das Ergebnis: Ein Kassensystem, bei dem jeder Helfer sein eigenes Smartphone als Bestellterminal nutzt. Keine iPads, keine teuren Terminals, keine langwierige Einrichtung. Helfer loggen sich ein und können sofort Bestellungen aufnehmen.

Was MH Kasse bei Events ausmacht

Für Vereine, Feuerwehr, Narren und Sportclubs

Ob Sportverein, Musikverein, Feuerwehr oder Narrenverein – MH Kasse unterstützt die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG), sodass Belege automatisch ohne MwSt-Ausweis erstellt werden. Für Vereine mit mehreren Veranstaltungen pro Jahr gibt es ein Vereins-Jahresabo.

Das Event-Paket kostet ab 99 EUR pro Wochenende – inklusive unbegrenzter Helfer, automatischem Bondruck und Live-Bestandsverwaltung. Optional dazu buchbar: Vollbetreuung vor Ort für 35,70 EUR/Stunde brutto (30 EUR netto zzgl. 19% MwSt) – wir kümmern uns um Aufbau, Einweisung, laufende Betreuung und Abbau. Für Vereine mit regelmäßigen Events ist das Basis-Paket ab 39 EUR/Monat die wirtschaftlichere Option.

Bewährt bei Großveranstaltungen

MH Kasse wurde bei der Rottweiler Fasnet mit über 200 Bestellungen pro Stunde getestet. Das System hält dem Ansturm stand, weil es nicht von einem einzigen Terminal abhängt. Je mehr Helfer, desto mehr Durchsatz – kein Flaschenhals, keine Warteschlange.

Sicherheit und Abrechnung bei Events

Transparenz bei der Abrechnung ist für Vereine und Veranstalter besonders wichtig. Jeder Helfer wird einzeln abgerechnet: Gesamtumsatz, Zahlungsarten (bar und Kartenzahlung), Anzahl der Bestellungen und Kassendifferenz. So seht ihr auf einen Blick, ob die Kasse stimmt – und könnt gegenüber dem Vorstand oder der Vereinsversammlung alles lückenlos nachweisen.

Die Gesamtabrechnung des Events fasst alle Helfer zusammen und liefert eine vollständige Übersicht: Umsatz nach Produktgruppen, Stornos, meistverkaufte Artikel und Gesamtumsatz. Der Export als CSV-Datei ermöglicht die einfache Übergabe an den Kassenwart oder Steuerberater. Vereine, die unter die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) fallen, erhalten Belege automatisch ohne Mehrwertsteuerausweis.

Stornos werden lückenlos protokolliert. Wenn ein Helfer eine Bestellung storniert, wird der Grund dokumentiert, der Bestand automatisch zurückgebucht und die Abrechnung sofort angepasst. So gibt es am Ende des Events keine unerklärlichen Differenzen. Der Veranstalter kann jederzeit den aktuellen Umsatz und die Lagerbestände in Echtzeit einsehen – auch während des laufenden Events.

Welche Events nutzen MH Kasse?

MH Kasse ist für alle Arten von Veranstaltungen konzipiert, bei denen Speisen und Getränke verkauft werden. Hier die wichtigsten Einsatzbereiche:

Vereinsfest und Sommerfest

Der Klassiker: Das jährliche Vereinsfest mit Grill, Getränkestand und Kuchentheke. Alle Helfer arbeiten auf dem eigenen Smartphone, der Bondruck läuft automatisch. Am Ende wird jeder Stand einzeln abgerechnet.

Dorffest und Straßenfest

Mehrere Stände, verschiedene Vereine, ein System. Jeder Stand kann seine eigene Speisekarte haben, die Abrechnung erfolgt getrennt. So behalten alle Beteiligten den Überblick über ihren eigenen Umsatz.

Fasnet und Karneval

Entwickelt und erprobt bei der Rottweiler Fasnet. Hoher Durchsatz, wechselnde Helfer, laute Umgebung – MH Kasse funktioniert auch unter extremen Bedingungen. Die intuitive Bedienung auf dem Smartphone ermöglicht schnelles Bestellen ohne Schulung.

Firmenfest und Betriebsfeier

Professionelle Abrechnung auch bei Firmenevents. Bewirtungsbelege werden automatisch erstellt, Getränke und Speisen sauber getrennt erfasst. Die Kostenaufstellung erleichtert die interne Verrechnung.

Hochzeit und private Feiern

Selbst bei privaten Feiern mit Barbetrieb sorgt MH Kasse für Ordnung. Die Helfer bestellen schnell und unkompliziert, die Abrechnung am Ende des Abends liefert einen klaren Überblick.

Festival und Großveranstaltung

Für mehrtägige Festivals mit Hunderten Bestellungen pro Stunde. Das System skaliert mit der Anzahl der Helfer – je mehr Bediener, desto höher der Durchsatz. Tagesabrechnungen und Gesamtauswertungen machen die Nachbereitung einfach.

Das Offline-Netzwerk im Detail

Viele Veranstaltungsorte haben kein stabiles Internet – Festzelte auf der Wiese, Außengelände am Waldrand oder historische Gebäude mit dicken Mauern. MH Kasse löst dieses Problem mit einem eigenen lokalen Netzwerk, das komplett ohne Internetverbindung funktioniert.

Der Aufbau ist denkbar einfach: Ein günstiger WLAN-Router (ab 20 EUR) spannt ein eigenes Netzwerk auf. Der MH Kasse Server läuft auf einem Raspberry Pi oder einem beliebigen Laptop im gleichen Netzwerk. Alle Smartphones der Helfer verbinden sich mit diesem lokalen WLAN und kommunizieren direkt mit dem Server – ohne dass ein einziges Byte ins Internet geht.

Die Bondrucker werden ebenfalls ins lokale Netzwerk eingebunden, entweder per Netzwerkkabel oder über die Druckstation (Raspberry Pi oder Windows-PC). Der Druck erfolgt innerhalb von Sekunden nach der Bestellung. Selbst bei 20 gleichzeitig arbeitenden Helfern bleibt das System stabil und reaktionsschnell.

Solltet ihr doch Internet am Veranstaltungsort haben, funktioniert MH Kasse natürlich auch online. Dann könnt ihr zusätzlich den Echtzeit-Umsatz von unterwegs einsehen oder die QR-Gast-Selbstbestellung aktivieren. Das lokale Netzwerk bleibt dabei als Fallback aktiv – fällt das Internet aus, arbeitet ihr nahtlos offline weiter.